A preocupação é conseguir faturar. Mas precisamos olhar também para o que ficará depois da implantação!
Uma configuração incompleta pode comprometer a geração das informações fiscais e resultar em rejeição do documento, conforme as validações aplicáveis. Já uma estrutura difícil de entender pode exigir intervenção a cada nova operação ou alteração tributária.
Por isso, precisamos avaliar duas questões: a empresa consegue executar suas operações e a equipe consegue manter as configurações?
Existem diferentes formas de implantar
No Protheus, podemos trabalhar com os tributos no Configurador de Tributos ou utilizar uma estrutura híbrida, nos cenários suportados.
No modelo híbrido, os tributos atuais permanecem nos cadastros legados, enquanto IBS e CBS são tratados pelo Configurador. Na implantação integral, o cálculo dos tributos fica centralizado no Configurador.
Essa definição precisa considerar as operações, os módulos utilizados, as dependências entre os cálculos e as condições do ambiente.
A escolha também precisa considerar quem executará a rotina e quem ficará responsável pela manutenção.
O Tipo de Operação pode ajudar nessa organização
Na matéria sobre o uso do Tipo de Operação, mostramos possibilidades de associação com os perfis e as regras do Configurador de Tributos.
Conforme o cenário, o Tipo de Operação pode participar da seleção da TES pela TES Inteligente e da identificação da regra tributária. Também podemos estruturar seu uso para o tratamento de IBS e CBS, preservando o cálculo legado dos demais tributos nos cenários suportados.
Isso exige definir o papel de cada configuração.
A TES continua tendo funções operacionais importantes. O Tipo de Operação precisa representar uma distinção que faça sentido para a identificação do tratamento aplicável. Os perfis e as regras precisam estar organizados para atender às operações previstas.
O usuário precisa entender o que deve informar e como conferir o resultado.
Criar uma regra para resolver cada situação pode formar um problema maior
Durante uma implantação, pode parecer mais rápido copiar uma regra, alterar uma condição e continuar.
Quando isso se repete sem um critério definido, começam as dificuldades:
- Regras semelhantes, sem clareza sobre a diferença entre elas.
- Perfis duplicados para situações que poderiam ser tratadas em conjunto.
- Exceções criadas sem registro da finalidade.
- Códigos que o usuário precisa memorizar.
- Alterações cujo impacto nas demais operações ninguém consegue explicar.
A quantidade de regras, sozinha, não define a qualidade da implantação. Algumas operações exigem tratamentos específicos.
O problema aparece quando a estrutura cresce sem organização, documentação e testes. Nesse caso, cada alteração passa a exigir uma nova investigação.
A manutenção precisa ser considerada desde o início
A reforma tributária exige acompanhar mudanças e avaliar seus efeitos na configuração.
Se uma regra precisar ser alterada, a equipe deve conseguir identificar:
- Quais operações utilizam essa regra?
- Quais perfis estão associados?
- O que precisa ser alterado?
- Quais documentos devem ser testados?
- Como conferir o resultado?
- Quem deve validar a alteração?
Sem essas respostas, uma mudança pode corrigir um cenário e afetar outro.
Por isso, a implantação precisa deixar uma estrutura que permita localizar, entender, alterar e testar as configurações.
Menor impacto na rotina exige trabalho de implantação
Na Oliósi Consultoria, implantamos considerando o menor impacto possível no dia a dia do usuário.
Isso começa pelo entendimento da operação. Avaliamos os cadastros, as TES utilizadas, a TES Inteligente, os tipos de operação e as regras necessárias para cada cenário.
A partir desse levantamento, definimos o que pode ser aproveitado e o que precisa mudar.
Preservar uma rotina conhecida pode facilitar a transição, desde que ela atenda ao tratamento necessário. Quando a mudança é necessária, precisamos explicar o motivo, capacitar a equipe e validar a execução.
Menor impacto não significa deixar de revisar o processo. Significa planejar a mudança para que o usuário consiga trabalhar com a nova estrutura.
Faturar faz parte da validação. A entrega precisa ir além
Uma nota autorizada confirma aquela emissão. Para avaliar a implantação, precisamos conferir também os demais cenários previstos.
Conforme a operação da empresa, os testes devem incluir entradas, saídas, devoluções, cancelamentos, exceções e integrações envolvidas.
Também precisamos verificar se a equipe sabe executar a rotina, conferir as informações e apresentar as evidências quando houver uma diferença.
Ajustar o resultado é diferente de corrigir a causa. E concluir uma configuração é diferente de preparar a empresa para utilizá-la e mantê-la.
Se sua empresa ainda precisa implantar o Configurador de Tributos, ou já implantou e encontrou uma estrutura difícil de manter, podemos avaliar o cenário.
Na Oliósi Consultoria, trabalhamos com processo, parametrização e capacitação para que a configuração atenda à operação e possa ser mantida durante a evolução da reforma tributária.
Leia também: Uso do Tipo de Operação no Configurador de Tributos Protheus.